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E-Rechnung ab 2025 – Das musst du wissen !
Ab 2025 wird in Deutschland die E-Rechnung verpflichtend. Das bedeutet für Selbstständige und Unternehmen, dass alle Rechnungen künftig elektronisch erstellt, versendet und verarbeitet werden müssen. Doch was genau ist eine E-Rechnung? Im Gegensatz zu einer klassischen Papierrechnung oder einer einfachen PDF-Datei handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz, der den EU-Normen gemäß EN 16931 entspricht. Das Ziel ist, Rechnungen nicht nur digital per E-Mail zu verschicken, sondern sie so zu gestalten, dass sie automatisch von Buchhaltungssoftware verarbeitet werden können – ganz ohne manuelles Abtippen. Dank des standardisierten Formats können Softwareprogramme die Daten präzise zuordnen, Fehler vermeiden und den gesamten Prozess effizienter gestalten. Das ist ziemlich praktisch, denn es spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und schont die Umwelt durch weniger Papierverbrauch.
Warum wird die E-Rechnungspflicht erst ab 2025 eingeführt? Der Grund liegt darin, den Übergang möglichst reibungslos zu gestalten. Ab 2025 sollen alle Rechnungen in Deutschland elektronisch ausgestellt und versendet werden, vor allem im B2B-Bereich (Business-to-Business). Das betrifft Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige, die Geschäfte mit anderen Firmen in Deutschland abwickeln. Ziel ist es, bürokratische Hürden abzubauen, Prozesse zu beschleunigen und die Umwelt zu schonen, indem auf Papier verzichtet wird. Zudem wird auf EU-Ebene ein digitales Meldesystem eingeführt, das die Übermittlung von Rechnungsdaten erleichtert – die sogenannte „Plugin“-Funktion ist eine Grundvoraussetzung dafür.
Betroffen sind vor allem diejenigen, die regelmäßig B2B-Rechnungen an deutsche Geschäftskunden oder Lieferanten stellen oder empfangen. Für Privatkunden gilt die Regelung nicht. Besonders für Freiberufler und Kleinunternehmer ist es wichtig, sich frühzeitig mit dem Thema auseinanderzusetzen. Sobald du Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland schreibst, solltest du umstellen. Die Umstellung erfolgt in mehreren Phasen: Ab dem 01.01.2025 besteht die Pflicht, E-Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Für größere Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 € gilt die Verpflichtung bereits ab 2026, ab 2027 müssen sie E-Rechnungen erstellen. Kleinere Unternehmen mit weniger Umsatz haben mehr Zeit – die Pflicht, E-Rechnungen zu schreiben, greift erst ab 2028. Wichtig ist, dass die Pflicht zum Empfangen von E-Rechnungen schon ab 2025 besteht, unabhängig von der Unternehmensgröße.
Was bedeutet das konkret? Für alle, die im B2B-Bereich tätig sind, heißt das: Sie müssen künftig in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen und zu verarbeiten. Dabei kommen standardisierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD zum Einsatz. Die XRechnung ist das offizielle Format für Rechnungen an Behörden und basiert auf XML, was die automatische Verarbeitung erleichtert, allerdings für Menschen eher schwer lesbar ist. Das ZUGFeRD-Format kombiniert eine PDF-Darstellung mit eingebetteten XML-Daten, sodass man die Rechnung sowohl manuell lesen als auch maschinell verarbeiten kann. Beide Formate erfüllen die EU-Norm EN 16931 und sind gesetzlich anerkannt.
Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Sie spart Papier- und Portokosten, reduziert den Verwaltungsaufwand und beschleunigt die Zahlungsprozesse. Rechnungen können direkt aus der Buchhaltungssoftware versendet, automatisch verarbeitet und schneller bezahlt werden. Zudem ermöglicht die digitale Arbeitsweise ortsunabhängiges Arbeiten, was Flexibilität schafft und den Arbeitsalltag erleichtert.
Wie kannst du dich optimal vorbereiten? Der Umstieg mag auf den ersten Blick nach Arbeit klingen, ist aber in der Praxis unkomplizierter als gedacht. Mit einer professionellen Buchhaltungssoftware kannst du E-Rechnungen ganz einfach erstellen, versenden und archivieren – alles normgerecht und DSGVO-konform. So bist du für die Zukunft gut aufgestellt und sparst dir Zeit sowie Nerven.
Wenn du Unterstützung bei der Umsetzung brauchst, helfen wir dir gern weiter. Unser Kooperationspartner, Creative Media Design, kann dich bei der Einrichtung der Software unterstützen, Automatisierungen vornehmen und die Lösung auf deiner Webseite integrieren. Für mehr Informationen, Beratung oder eine individuelle Lösung kontaktiere uns einfach telefonisch oder per E-Mail.
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